紙の見積書・請求書を使用しており郵送業務のある企業が8割超　2024年秋予定の郵便料金値上げに向けて半数が郵送業務削減を検討【アドビ調査】

2024年の秋に、郵便料金の値上げが予定されています。そこで、国内のデスクワーカーを対象に郵送業務の状況を調べたところ、紙の見積書や請求書、領収書を使用していると回答した291名のうち85.6%の方が、印刷や郵送業務を行っていることがわかりました。

また、そのうち約7割（69.5％）が、印刷・郵送業務の前後に同じ書類をPDFなどのデジタルファイルとしても重複して送っていることが明らかになりました。

年齢別でみると、重複して送っている割合が20代では78.8％、30歳以上では61.1％と、20代の方が他と比べて17.7%高く、デジタルファイルの扱いに差が伺える結果となりました。

紙の書類の使用頻度について、全体の87.4%が「週に1日以上」、約半数（49. 6%）が「毎日」紙を使用している結果となりました。

さらに、日々の業務で紙の書類を使用していると回答した437名に業務の種類を聞いたところ、最も多かった回答は「見積書/請求書」で51.9%、次いで「領収書（46.7％）」、「契約書など社外との重要書類（45.5%）」と続きました。

また、デジタル化により印刷を減らせる/なくせると思う業務を聞いたところ、こちらも「見積書／請求書（36.9%）」が最多となりました。

請求書や支払い確認書の郵送が遅れたことで業務進行や締め切りに支障が生じる、あるいは業務が中断するなど、郵送物の配送に関連した時間的制約が業務の進行に影響した経験について聞いたところ、全体の68％の方が「経験あり」と回答しました。また、紙の書類を印刷して郵送していると回答した249名を対象に、ひと月でどれくらいの量を印刷して郵送しているか聞いたところ、最も多かったのが「11通～100通ほど」で49％、次いで「1通～10通ほど（31.7％）」「101通～1000通ほど（15.3％）」「1001通以上（4％）」と続きました。さらに、印刷・郵送業務にどれくらいの時間をかけているかを聞いたところ、3時間以上かけていると回答した方の割合は62.2％にものぼり、多くの方の業務負担となっていることが分かりました。

2024年の秋に予定されている郵便料金の値上げが実現した場合、見積書や請求書、領収書などの郵送業務について、「とても削減すると思う」が16.8％、「どちらかというと削減すると思う」が35.2%と、合わせて半数以上の52.0％の方が郵送業務を削減すると考えていることが明らかになりました。

また、郵便料金の値上げが実現した場合の具体的な影響について、「紙での郵送回数の減少（55.4％）」が最も多く、次いで「紙での郵送の廃止（53.8％）」「デジタル管理の実施・管理ツールやソリューションの導入（30.4％）」と続きました。

調査方法：インターネット調査
実施対象：500人（デスクワーカーとして働く20～59歳の男女＜バックオフィス業務担当者（労務・総務・法務、経理・財務・会計、人事）、フロントオフィス業務担当者（広報、企画・マーケティング、営業、営業企画・営業推進・営業支援）、250名ずつ均等割付＞）
調査期間：2024年2月28日～2024年3月3日

出典元：アドビ株式会社

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