無料で使い勝手もよいWeb会議ツールおすすめ6選

無料で使い勝手もよいWeb会議ツールおすすめ6選

新型コロナ対策で緊急事態宣言もでるなか「テレワーク」がにわかに脚光を浴びています。物理的に会えない状況で社内会議に営業、セミナーを実現するには「Web会議」ツールが必要です。今回はWeb会議ツールで無料でどこまでできるのか、Teams、Googleハングアウト(Meet)、Zoom、Skype、Webex、Wherebyの6つを比較します。


Web会議とはなにか?基本をもう一度確認

Web会議とは、インターネット回線で音声や映像を共有し、リアルタイムでコミュニケーションを取れるようにすることを指します。1対1だけではなく、複数人での会議もできます。

Web会議のメリットは、パソコンだけではなく、スマホやタブレットといったモバイル端末でも会議が行えたり、データ資料のやりとり、画面共有が可能という点にあります。

音声や映像でのコミュニケーションには「TV会議」がありますが、こちらは専用機器を用いて回線同士を直接つなげるもの。そのため、音声や映像のクオリティは高くなりますが、導入コストが高くつきます。その点、Web会議はインターネット回線とパソコン、モバイル端末があればOKという手軽さ、ここがTV会議とWeb会議の大きな違いといえるでしょう。

Web会議の利用シーンを再考しよう

Web会議ツールの選定、導入にあたっては、会社、もしくはチームにおいてどのようなシチュエーションでWeb会議を利用すべきかを洗い出してみることをおすすめします。

一般的には、
・自宅勤務するスタッフとの会議、打ち合わせ
・遠隔地にある支店や社外との会議、打ち合わせ
が考えられます。このほか、取引先に訪問しない営業やプレゼンも考えられます。

こうした状況を包括してWeb会議を行うのか、もしくは断片的な利用でとどめておくのかといったことを事前に整理しておくことで、ツール選びの比較検討がスムーズになります。

Web会議ツール選びで重要なポイント

Web会議が必要な場面のほかにも、ツール選びにあたって考慮すべきものがあります。

1.導入しやすさ(専用アプリインストールの要・不要、導入後の使い勝手)
Web会議を利用するメンバーのITスキルを把握しておく必要があります。導入前、そして導入後もほかのメンバーがつきっきりでサポートしなければならないのであれば、効率がダウンしてしまいます。

2.Web会議参加可能人数
無料版でも数十人までは可能となっていますが、万が一、数百人もしくはそれ以上の会議になるのであれば、有料版が必要になります。

3.ファイル共有や画面共有機能といった付加機能
単純に音声だけで複数人が同じタイミングで会議できればよいということであれば、ファイル共有などは不必要ですが、資料を見ながら会議をするのであれば、ファイル共有や画面共有機能は必須になります。このほか、ツール内でのホワイトボード機能を有しているものもありますので、このような機能の有無の確認もでてきます。

4.外部とのWeb会議の有無
他社との会議、営業などでWeb会議を利用するのであれば、先方が利用しているツールに揃えなければならない、ということも考えられます。先方もWeb会議ツールをまだ利用していないのであれば、足並みをそろえて導入してもよいでしょう。

無料Web会議ツール6選!機能や接続人数の制限は?

ここからおすすめの無料Web会議ツール6つを紹介しますが、各ツールの紹介にはWeb会議に必要な7つの項目を挙げています。まずは、それらについて解説しておきます。

専用アプリ
ツール利用にあたり、専用アプリをインストール必要があるか。

アカウント登録
ツールを使うためにアカウント登録の必要があるかどうか。会議を主催する人物を「ホスト」、招待される人物を「ゲスト」としています。

接続人数
Web会議で同時に接続できる人数。

ファイル共有
ツール内でファイル共有が可能かどうか。ファイル共有機能があれば、メールでの資料のやりとりが不要になるので、その場で閲覧などを完結できます。

ホワイトボード機能
ツール内にメンバーが書き込み(手書き含む)、ほかのメンバーが確認できるホワイトボード機能があるか。

画面共有
いずれかのメンバーの端末画面をほかのメンバーに見せられるか(共有できるか)どうか。

録画機能
会議を録画することができるか。

各ツールともにテキストでのチャット(1対1、グループ)や音声通話を標準で装備しているので、表での項目からは除外しています。

Microsoft Teams:Officeツールとの連携に優れる

専用アプリ アカウント登録 接続人数 ファイル共有 ホワイトボード機能 画面共有 録画機能
PC:不要 ブラウザでOK / スマホ・タブレット:専用アプリ マイクロソフトアカウント登録(ホストのみ) 組織あたり300人 × ×

「Microsoft Teams」は、その名のとおりMicrosoft社が提供するWeb会議用ツールです。

特筆すべきは、同社のOffice365との連携に秀でている点です。Outlookでメンバーの予定を確認したり、ExcelなどのOfficeアプリのファイルをMicrosoft Teams内で共同編集できるほか、共有ファイルをShare Pointに保存することも可能です。

よって、Office365を導入しており、ExcelやWordといったビジネスアプリを多用しているのであれば、Microsoft TeamsがWeb会議ツールの最有力候補になるでしょう。

ちなみに、同社発で類似のサービスとして「Skype for Business」がありますが、これは2021年に提供中止を発表しています。よって、Skype for Businessを利用中であれば、「Microsoft Teams」への移行がもっとも無難であると言えます。

チャット、会議、通話、コラボレーション | Microsoft Teams

https://products.office.com/ja-jp/microsoft-teams/group-chat-software

Microsoft Teams は、Microsoft 365 でのチーム コラボレーションのハブです。チームが結束して成果をあげるのに必要な人、コンテンツ、ツールがここに集まります。

Google Hangouts:Googleサービスを多用しているのならば必見

専用アプリ アカウント登録 接続人数 ファイル共有 ホワイトボード機能 画面共有 録画機能
PC:不要 ブラウザでOK / スマホ・タブレット:専用アプリ Googleアカウント 10人
※Googleドキュメント(共有するユーザーがGoogleアカウントを持っている必要あり)
× ×

Google社が提供している無料のWeb会議ツールが「Google Hangouts」です。ビジネス向けの有料サービスは「Google Meet(旧Hangouts Meet)」と別の名称になっています。

Google Hangoutsのメリットは、Googleアカウントを持っていれば、URLの共有や専用IDを発行せずともすぐに使えるところです。会議参加にあたっては全員がGoogleアカウントを持っていることが条件になりますが、Gmailの利用率を考えれば、利用のハードルはかなり低いと言えそうです。

このほか、「Googleドキュメント」や「スプレッドシート」のほか「Googleカレンダー」といったサービスとの連携に長けている点も見逃せません。これらを日常的に利用している、外部の人と手軽にWeb会議を行いたい場合にはGoogle Hangoutsがおすすめです。

なお、10人まで接続可能になっていますが、一度に顔が見られるのは4名までとなっています。(2020年4月時点)

Google Hangouts

https://hangouts.google.com/

Hangouts bring conversations to life with photos, emoji, and even group video calls for free. Connect with friends across computers, Android, and Apple devices.

Zoom:利便性で急成長も、セキュリティを懸念する声

専用アプリ アカウント登録 接続人数 ファイル共有 ホワイトボード機能 画面共有 録画機能
PC:不要 ブラウザでOK / スマホ・タブレット:専用アプリ ホストのみ 100人
※3人以上は会議時間が最長40分までに制限される

※ローカル保存

テレワークの広がりとともに一気に知名度を上げたWeb会議システムが、Zoomビデオコミュニケーションズがリリースする「Zoom」です。接続人数に時間制限がありますが、ご覧のとおり無料版でもかなりの機能を備えており、一般的なWeb会議を行うのであれば、ほぼ問題はないツールと言えます。

また、ほかのWeb会議では珍しい録画機能も要チェック機能になります。ローカル(PCといった端末)への保存となりますが、同時進行で議事録を取る手間を省けますので、会議に集中できます。ローカル保存につき、端末の不具合などで録画できなかった、データが消えてしまったというリスクがある点を理解しておけば、とても有効な機能です。なお、有料版では録画はクラウドに保存できるので、先述のリスクを低減できます。

このように万能度の高い「Zoom」ですが、ひとつ問題があります。それはセキュリティリスクです。利用者数の急増により諸問題が明るみになってしまいました。Zoom側でも対策を施していますが、いくつかの対策を施すことで、ユーザー側でもセキュリティを高める対策ができます。
・ブラウザ版のZoomで会議に参加する
・Zoomで開くWeb会議にホストがパスワードと待機室の設定をおこなう
・Zoomクライアントを最新状態にアップデート
Zoomの使い勝手のよさを考えると、ほかのWeb会議ツールは使いづらい……となれば、上記のような対策のほか、機密度の高い情報を扱う会議をZoomでは行わない、という対策を講じる必要があります。

Video Conferencing, Web Conferencing, Webinars, Screen Sharing

https://zoom.us/jp-jp/meetings.html

Zoom is the leader in modern enterprise video communications, with an easy, reliable cloud platform for video and audio conferencing, chat, and webinars across mobile, desktop, and room systems. Zoom Rooms is the original software-based conference room solution used around the world in board, conference, huddle, and training rooms, as well as executive offices and classrooms. Founded in 2011, Zoom helps businesses and organizations bring their teams together in a frictionless environment to get more done. Zoom is a private company headquartered in San Jose, CA.

Skype Meet Now:2020年4月スタートの新サービス

専用アプリ アカウント登録 接続人数 ファイル共有 ホワイトボード機能 画面共有 録画機能
PC:不要 ブラウザでOK / スマホ・タブレット:Skypeアプリ必須 不要 25人 ×
※30日間限定

Microsoft社の傘下であるSkypeが提供するWeb会議ツールが「Skype Meet Now」。2020年4月からサービス開始になり、知名度という点ではここで紹介しているものと比較すると低いのですが、ほかにはない独特な特徴を持っています。

それは、Web会議を開くにあたり、ホスト、ゲスト問わずアカウント登録が不要な点です。参加者全員がPCで参加するのであれば、専用アプリのインストールも必要ありません(スマホやタブレットで参加する場合はSkypeアプリが必須条件)。ここでひとつだけ注意したいのは、使えるWebブラウザが「Microsoft Edge」もしくは「Google Chrome」に制限されている点です。この環境を手早く揃えられるかが、Skype Meet Now導入のポイントになるでしょう。

画面共有では背景をぼかす機能があったり、30日間という期限はあるものの録画機能を備えていたりと、シンプルなWeb会議、ミーティング的なものを行うということであれば、機能面に関しては合格ラインに到達しています。

なによりもWeb会議参加へのハードルが低いため、参加メンバーのITスキルをそれほど気にしなくてもよいのが「Skype Meet Now」最大のメリットと言えます。

Skype での電話会議をクリック 1 回で開催 | Skype

https://www.skype.com/ja/free-conference-call/

最大 50 人との電話会議を無料で、Skype を利用して開催できます。 サインアップやダウンロードは不要です。専用のリンクを生成して参加者全員に伝えれば準備完了です。

Cisco Webex Meetings:無料版でも多機能

専用アプリ アカウント登録 接続人数 ファイル共有 ホワイトボード機能 画面共有 録画機能
PC:不要 ブラウザでOK / スマホ・タブレット:専用アプリ ホストのみ 50人

「Webex」の略称で知られるCisco systems社がリリースしているWeb会議ツールが、「Cisco Webex Meetings」です。

無料のWeb会議ツールは有料版と比較すると大きく機能を制限されている場合がほとんどですが、Cisco Webex Meetingsの場合、無料版と有料版でそれほど大きな差がないのが特徴です。
おもな相違点はビデオチャットの同時参加人数が3名までになっている点とシステム面での管理機能がないことです。

それ以外に関しての機能、ファイル共有などについては有料版と同じように利用できます。さらに、連携できるソフトが多いのも特徴です。一例として、Microsoft Outlookを使ってWeb会議をスケジューリング、招待ができます。

有料版へのバージョンアップで1000名規模のオンラインセミナーの開催も実現できるので、将来的にこうした展開をお考えであればCisco Webex Meetingsをおすすめします。

Whereby:手軽かつWeb会議に欠かせない要素が高評価

専用アプリ アカウント登録 接続人数 ファイル共有 ホワイトボード機能 画面共有 録画機能
PC:不要 ブラウザでOK / スマホ・タブレット:専用アプリ ホストのみ 4人 × ×

Videonor社が提供するWeb会議システム「Whereby」。もともとは「appear.in」というサービス名でした。

Wherebyの特徴は、会議を始める際に発行されたURLをシェアするだけという手軽さです。そのURLは都度発行されるものではなく、使い回しできるので、ホストの手間が省けます。
接続人数は4名までとほかのサービスと比べて少ないのですが、少人数でしかWeb会議を行わず、必要最低限の機能が備わっていれば問題ないという場合にはおすすめのツールです。

そのほかのメリットとして、無料版でも音声や映像のクオリティが高いとも評判です。ほかの機能が充実していても音声や映像がとぎれがち、聞き取りづらい、観づらいとなってはWeb会議の意味が半減しますので、こちらも重視すべき点です。

こうしたメリットの反面、ツール全般が英語になっているので、メンバーが確実に説明書きなどを理解してもらえるか、という心配がでてきます。

Video Meetings, Video Conferencing and Screen Sharing

https://whereby.com/

Easy video meetings with no login or downloads. Video conferencing with screen sharing, recording and much more.

まとめ

自社でWeb会議を取り入れるにあたっては、どのような場面で利用するのか、スタッフのIT知識はどれぐらいかなど考慮すべき点があり、それを踏まえた上での選定が重要です。

また、無料のWeb会議ツールでも小規模な会議では十分使えますが、セキュリティやサポート面に不安を感じるのであれば、これらの対策をしっかりおこなっている有料版を検討しましょう。

この記事のライター

マナミナは" まなべるみんなのデータマーケティング・マガジン "。
市場の動向や消費者の気持ちをデータを調査して伝えます。

編集部は、メディア出身者やデータ分析プロジェクト経験者、マーケティングコンサルタント、広告代理店出身者まで、様々なバックグラウンドのメンバーが集まりました。イメージは「仲の良いパートナー会社の人」。難しいことも簡単に、「みんながまなべる」メディアをめざして、日々情報を発信しています。

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