Google Meetを社外と使うには？ゲストはアカウントなしでも招待可能

「Google ハングアウト」と「Google ハングアウト Meet」（今後「Google Meet」表記に変わります。）という似たサービスがありますが、無料の「Google ハングアウト」の有料版が「Google ハングアウト Meet」という違いです。会議の参加者数や会議の録画の可否といった差が出ます。

細かい部分での差はありますが、PCのWebブラウザでビデオ会議をとりあえず開催するという使い方であれば、Google ハングアウトでもGoogle Meetでも問題ありません。

上の表にもあるように、Google Meetの利用にあたり、会議を主催するホストは「G Suiteアカウント」が必要になります。Google Meetではゲストはアカウントなしで会議に参加できるので、社外の人とのビデオ会議も問題なく行えます。

ビデオ会議の開催日程が決まったら、それを参加メンバーに伝えるために「Googleカレンダー」を利用します。

Googleカレンダーに予定を追加する際に参加メンバーをゲストとして加え、「ビデオ会議を追加」ボタンを「ハングアウト（もしくはHangouts Meet）」に変更します。これにより、開催日時になるとゲストにメールが届き、会議への参加を促されます。

なお、会議で使う資料・ファイルがGoogleカレンダーへの予定追加の時点で用意できていれば、それをアップして共有できます。

Google Meetにアクセスし、「ミーティングに参加または開始」をクリックします。続いての画面ではミーティングコード（会議名）を設定できます。なお、ここは空白のまま続行しても問題ありません。マイクとカメラを使えるように「許可」します。

すると、早速「ミーティング準備完了」の画面になります。「今すぐ参加」ボタンをクリックすると、ゲストを追加できる画面に遷移します。メールアドレスで招待メンバーを追加すると、先方に招待状がメールで自動で送信します。これで会議の準備は完了です。

ホストから招待されたゲストは、招待メールに記載されているURLをクリックするだけでビデオ会議に参加できます。

ビデオ会議参加にあたり、マナーとして留意したい点は、発言時以外にマイクをOFFにしておくことです。これは雑音やハウリング対策で、より会議に集中できる環境づくりへの配慮になります。

会議中、参加者に資料を確認してもらいたい場合は画面の共有が便利です。

Googleハングアウト（Meet）で画面共有する方法は、画面右下の「今すぐ表示」から「あなたの全画面（＝デスクトップ）」もしくは「アプリケーションのウィンドウ」のいずれかを選択して「共有」をクリックすると、ほかのメンバーと画面を共有できます。

共有を中止する場合は「共有を停止」ボタンをクリックします。

会議前、参加メンバーの招集段階でGoogleカレンダーでファイルを共有できると紹介しましたが、この共有されたファイルを使って会議を進めたいという場合もあるでしょう。

この場合は、画面左下にあるクリップのアイコンから添付ファイルを表示します。該当ファイルをクリックすると、別のタブでそのファイルが開かれます。

ただし、この段階では開いた画面は自分しか見えていないので、ほかの参加者にも見せたい場合は前項で紹介した方法にて資料を開いた画面を共有します。

会議を録画したいニーズもあると思いますが、録画機能はG Suiteの「Enterprise」「Enterprise for Education」の2プランのみ提供となっています。

しかし、2020年9月30日までの期間限定で「Basic」「Business」「Nonprofit」「Education」のプランでも録画機能が開放されています。

録画方法は、会議中画面の右下にあるメニューにある「ミーティングを録画」をクリックするだけ。録画したファイルはGoogleドライブに保存されます。なお、録画できる容量はプランによって異なるのでご注意ください。

Googleが提供しているコミュニケーションツールに「Google Duo」がありますが、こちらはビデオ通話がメインのツールでファイル共有などの機能は備わっていません。

そのため、会議といったビジネス用途には向いていないと言えます。資料など必要ない、個人間のコミュニケーションなら、導入ハードルが低いGoogle Duoで行うのもひとつの方法です。

ビデオ会議ができるツールには「Zoom」などさまざまありますが、G Suiteを使っているのならば、管理のしやすさからGoogleハングアウト（Google Meet）が選択肢の第一候補に挙がる企業も多いはずです。

有料の「Google Meet」を使えばゲストはアカウント不要なので、社外とのスムーズなWeb会議にも役立ちます。