ホスト以外もOK！Zoomで会議資料を画面共有する方法

ZoomでのWeb会議においては、自分のPCデスクトップ画面をほかのメンバーに見せたり、会議資料（エクセルなど各種ファイル）を「画面共有」という形でメンバーで共有する機会が多いと思います。 Zoomでこのような画面共有を行う場合、画面下部の「画面共有」で共有したい項目を選ぶだけでOKです。

Zoomの画面共有機能はホストだけに限らず、参加メンバーの誰でも利用できますが、ホストと共同ホストは参加メンバーによる画面共有を禁止する設定も用意されています。多数が参加するプレゼンなどの場合は、ホストだけが画面共有できるようにした方が良いでしょう。

ホストが画面共有をする場合、画面下部の「画面共有」ボタンの右側の「^」マークから「高度な設定」を選択します。ここで参加メンバーが誰でも共有できるようにするか、ホストのみが共有できるのかを設定できます。

Zoomの「画面共有」は、参加者が操作している端末（PCやスマホ）の画面をほかの人に見せて、オンラインであっても実際の会議やミーティングと同じように進められます。単に画面を共有する以外にも、「ファイルの共有」「ホワイトボードの共有」「チャット」といった機能もあります。

これら以外にもZoomならではの機能として「遠隔操作」機能もあります。「遠隔操作」の詳細は後述しますが、参加者の端末をリモートから操作できる機能です。

このように、参加者が別々の場所にいても、同じ場所で会議やミーティングをしているのに近い環境を作れるのが、Zoomにおける画面共有のメリットです。

スマホやタブレットでZoom会議・ミーティングに参加しても、ほかの参加者が共有した画面を見られます。また、自分の画面をほかの参加者と共有できます。

そのほか、デスクトップパソコンでマイクを接続・設定するのが難しい、パソコンからだとノイズが入ってしまう場合、スマホで音声・パソコンで画面共有と、二重に参加する方法もあります。

新型コロナウイルス感染症の影響で世界中のリモートワークが増えたことから、Zoomの利用者は2019年12月の1,000万人から2020年4月のピーク時で3億人と、30倍に急増しました。参加者側は無料なので、Web会議でZoomに参加した経験がある方も多いのではないでしょうか。Zoomの基本やホストになった場合の録画方法、その他のWeb会議ツールの比較については、以下の記事も御覧ください。

Zoomの画面共有では、画面を共有しようとしている人のデスクトップ、つまりその人のパソコンの画面もろもろの共有と特定のアプリケーションのみを共有する2パターンが可能です。

デスクトップ画面の共有は、共有したいメンバーのデスクトップがそのままほかのメンバーに映し出せる機能です。

カーソルの動きまでメンバーに共有できるので、操作も含めて参加メンバーに共有したい場合に有効です。反面、パスワードの入力がそのまま表示されてしまう、セキュリティ上見られるのが好ましくないフォルダやファイルが不意に表示されてしまうといった危険性がありますので、注意が必要です。

アプリケーションの共有は、デスクトップの共有とは異なり、カーソルなどの動きは表示されません。当然ながらデスクトップにあるフォルダやファイルなども共有されないので、セキュリティの面では安心できます。

初期設定では、画面共有はホストのみが許可されている状態です。したがって、つねに参加者に画面共有を許可する場合にはZoomの公式サイトにアクセスし、設定変更を行います。

Zoomの公式サイトにアクセスしたら、左側のナビゲーションメニューから「設定」＞「ミーティング」＞「画面共有」と遷移し、「共有できるのは誰ですか？」＞「全参加者」にチェックを入れれば設定変更完了です。

画面下部の「画面共有」ボタンをクリックすると、各種の共有できる画面が表示されます。デスクトップ画面を共有する場合は、左上にある「Desktop」のアイコンをクリックすると、デスクトップ画面の共有が始まります。

このとき、自身を映していた画面から外枠が緑色になったデスクトップ画面が表示されます。これにてほかの参加者にデスクトップ画面が共有が始まります。

特定のアプリケーション、ワードやエクセル、PDFなどのファイル画面のみを共有する場合は、画面下部の「画面共有」ボタンをクリックした後に現れる画面の中から、共有したい画面を選択します。

写真ではGoogle Chromeしか起動されていませんが、ほかのアプリケーションも起動されている場合は、Shiftボタンを長押ししながら当該のアプリケーションをクリックすると、複数アプリケーション画面の共有が可能です。

パワーポイントのスライドを画面共有する場合は、Zoomでの会議前にファイル（スライドショー）を開いておくとスムーズです。

ファイルを開いた後、画面下部右側にある「スライドショー」アイコンをクリックします。スライドショー画面に移行したら画面のいずれかを右クリックし、「発表者ツールを表示」を選択します。これでパワーポイント側の準備は完了です。

続いてZoom側の操作ですが、先ほど紹介した手順のように「画面の共有」ボタンをクリックします。「ベーシック」項目の中に「PowerPoint スライドショー」が出てきますので、こちらをクリックします。

これ以降の操作については、通常のスライドショーと同じです。

スマホ、タブレット版のZoomでも、画面下部に表示される「共有」ボタンで各種共有ができます。

「ミュート」「ビデオの停止」に赤い斜線がついていると、これらの機能はOFFになっているため、利用したい場合はそれぞれをタップしてONに切り替えます。

Macの場合、パソコンに接続したiPhone（iPad）画面の共有も可能です。この場合は画面下部の「画面共有」ボタンを押すと表示される画面の中から

iPhoneやスマホなどのモバイル端末のZoomアプリからホスト以外の参加者に画面共有を許可する手順は、画面下部の「詳細」＞「セキュリティ」の順にタップし、「画面の共有」をONにします。

動画共有の方法は、先に「Zoomでの画面共有方法：アプリケーションの共有」で紹介した方法で、共有したい動画ファイルを選択します。続いて、「コンピューターの音声を共有」にチェックを入れ、「画面の共有」ボタンをクリックすれば完了です。

共有する画面サイズは「全画面ビデオクリップ用に最適化」をクリックすると、拡大できます。この場合、通信データ量が増加する点にご留意ください。もうひとつ注意点を挙げると「コンピューターの音声を共有」にチェックを入れないとほかのメンバーは音声が聞こえなくなってしまいます。

画面共有を行うと、ほかの参加者が別の人のパソコンを遠隔操作できるようになります。手順としては、画面共有で操作してもらいたい画面を選択します。その画面が表示されたら、「○○の画面を表示しています」という緑色のタブのとなりにある「オプションの表示」から「リモート制御のリクエスト」をクリックします。

この後、リモート制御のリクエストに対して承認すると相手の画面内で各種操作が可能になります。

Zoom会議に参加しているメンバーの中から、複数人の画面を共有することも可能です。

手順としては画面下部の「画面共有」ボタンの右側にある「^」をクリックし、「複数の参加者が同時に共有可能」を選択します。

なお、画面共有していないメンバーが、画面共有しているメンバーを選択し、その画面を見ることもできます。その方法ですが、画面上部の「オプションを表示」内に「共有されている画面」として見たいメンバー名をクリックします。

参加メンバーの1人だけに画面共有を許可する場合は、画面下部の「画面共有」ボタンの右側にある「^」をクリックし、「同時に1名の参加者が共有可能」を選択します。

画面共有できない場合、まず確認したいのが権限的に画面共有が許可されているかです。画面共有にはホスト＝主催者の許可が必要になります。ほかの参加者がホストの場合、画面共有の許可を申請すれば先方で対応してくれますが、自分がホストの場合は自ら許可を出さなければなりません。

画面共有を許可するには、Zoom画面下部の「セキュリティ」をクリックし、「参加者に次を許可：」の中から「画面を共有」を選択。チェックマークがつけば共有の許可が出ます。

ホストから許可をもらったにもかかわらず画面共有できない場合は、こちらが出力する映像が高画質すぎる（＝データ量が大きすぎる）可能性があります。

さきほど「画面共有方法：動画や音声を共有」で紹介した「ビデオクリップ用に最適化」にチェックが入っていたら、それを外してください。これによって、データ量を減らします。

それでも改善しない場合は、アプリの「設定」アイコンから「統計情報」に遷移し、「画面の共有」タブからパケット損失が発生していないかをチェックしてみてください。発生している場合はハード（パソコン）のトラブルが疑われます。

画面共有できない場合、設定以外のチェック項目としては、バーチャル背景がパソコンに負荷をかけているケースです。バーチャル背景をOFFにして状況が改善されるか試してみましょう。また、インターネット回線の接続状況が不安定だと正常に画面共有ができないので、有線LANにしたりWi-Fiの電波強度が強いところを探るといった方法が有効です。

MacのOS「BigSur」の最新版にアップデートすると不具合が起こり、画面共有ができない場合があるようです。

この場合、応急処置としてMacとiPhone、Androidをつなぎ、iPhoneやAndroidの画面を共有するといった方法が挙げられます。Macと接続した各スマホ画面の共有方法は「Zoomの画面共有方法：iPhoneなどのスマホでの画面共有」中に紹介しています。

今後、Zoomでのプレゼン機会がますます増加すると予想されます。PowerPointの資料や動画などを画面共有で参加者に見せながらのプレゼンは、リアルのものとさほど変わらなくなるので、Zoomの画面共有機能は必須の機能と言えます。

画面共有のトラブルで多い「画面共有できない」というケースは、ホストの設定見直しで解決する場合が多いので、まずは改めてこちらの設定を確認するようにしてください。