ホスト以外もOK!Zoomで会議資料を画面共有する方法

ホスト以外もOK!Zoomで会議資料を画面共有する方法

Zoomの画面共有は、資料の画面を共有する機能。画面共有すれば、よりリアルなWeb会議やミーティングを行えます。Zoomの画面共有機能はホストでなくてもOK!Zoomの画面共有機能のやり方から画面共有ができない場合のトラブルシューティングまで解説します。


ホスト以外でもOK!Zoomで画面共有する方法

Web会議ではエクセルなどの会議資料や自分のブラウザを画面共有する機会も多いと思います。 Zoomで画面共有するには、画面下部の「画面共有」で共有するアプリを選ぶだけです。

Zoomの画面共有機能は参加メンバーの誰でも利用できますが、ホストと共同ホストは参加メンバーによる画面共有を禁止する設定も可能。多数が参加するプレゼンなどの場合は、ホストだけが画面共有できるようにした方が良いでしょう。

ZoomのWeb会議で画面共有するメリット

Zoomの「画面共有」は、参加者が操作している端末(PCやスマホ)の画面をほかの人に見せて、オンラインであっても実際の会議やミーティングと同じように進められます。単に画面を共有する以外にも、「ファイルの共有」「ホワイトボードの共有」「チャット」といった機能もあります。

これら以外にもZoomならではの機能として「遠隔操作」機能もあります。「遠隔操作」の詳細は後述しますが、参加者の端末をリモートから操作できる機能です。

このように、参加者が別々の場所にいても、同じ場所で会議やミーティングをしているのに近い環境を作れるのが、Zoomにおける画面共有のメリットです。

スマホ、タブレットでの画面共有も可能

スマホやタブレットでZoom会議・ミーティングに参加しても、ほかの参加者が共有した画面を見られます。また、自分の画面をほかの参加者と共有できます。

そのほか、デスクトップパソコンでマイクを接続・設定するのが難しい、パソコンからだとノイズが入ってしまう場合、スマホで音声・パソコンで画面共有と、二重に参加する方法もあります。

Zoomの基本や録画方法、その他のWeb会議ツールについて

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Zoomの画面共有方法:基本編

自分の画面を会議参加者に共有するのは簡単で、会議中にZoom画面下部にある「画面の共有」ボタンをクリックするだけです。

注:今回の操作画面はMacですが、Windowsもほぼ同じです。

※画面下部の赤い四角で囲んだ「画面共有」ボタン。

続いて、共有したいものを選択します。画面中央上部に「ベーシック」「詳細」「ファイル」と3つのタブから、共有したいウィンドウを選択します。デフォルトでは「ベーシック」になっています。

※赤い四角で囲んだ部分です。

ここでは、自分のパソコンで開いているPDFファイルを共有してみます。この場合は「Acrobat Pro DC」をクリックします。

すると、このように現在開いているPDFファイルをほかの人と共有できます。なお、自分の操作(ファイル内の拡大、縮小など)がそのまま表示されるので、ほかの参加者から「文字が見づらいから拡大して」などというリクエストにも、即座に対応できます。

画面共有を終了させる場合は、画面上部中央あたりにある赤いアイコン「共有の停止」をクリックします。

Zoomの画面共有方法:PowerPointのスライドを共有

PowerPointのスライドを画面共有する場合は、Zoomでの会議前にファイル(スライドショー)を開いておくとスムーズです。

ファイルを開いた後、画面下部右側にある「スライドショー」アイコンをクリックします。スライドショー画面に移行したら画面のいずれかを右クリックし、「発表者ツールを表示」を選択します。これでPowerPoint側の準備は完了です。

続いてZoom側の操作ですが、先ほど紹介した手順のように「画面の共有」ボタンをクリックします。「ベーシック」項目の中に「PowerPoint スライドショー」が出てきますので、こちらをクリックします。

これ以降の操作については、通常のスライドショーと同じです。

Zoomの画面共有方法:動画や音声を共有

動画、音声ファイルを共有する場合、手順自体はこれまで紹介したものと、ほぼ同じです。まずは、Zoom画面下部にある「画面の共有」ボタンをクリックします。その後に共有したいファイルを選択する流れです。

動画や音声ファイルを共有する場合に気をつけたいのが、ファイル選択画面の左下にある「音声を共有」へのチェック入力です。

※左下、赤い四角で囲んだ部分です。

「音声を共有」チェックボックスはデフォルトでは有効になっていないため、音声が共有されないことに注意しましょう。その右側にある「ビデオクリップ用に最適化」チェックボックスを有効にすると、高画質で配信されますが、その分回線速度が要求されます。

Zoomの画面共有方法:スマホ、タブレットの場合

スマホ、タブレット版のZoomでも、画面下部に表示される「共有」ボタンで各種共有ができます。

「ミュート」「ビデオの停止」に赤い斜線がついていると、これらの機能はOFFになっているため、利用したい場合はそれぞれをタップしてONに切り替えます。

Zoomの画面共有機能でパソコンの遠隔操作ができる

画面共有を行うと、ほかの参加者が別の人のパソコンを遠隔操作できるようになります。手順としては、画面共有で操作してもらいたい画面を選択します。その画面が表示されたら、「○○の画面を表示しています」という緑色のタブのとなりにある「オプションの表示」から「リモート制御のリクエスト」をクリックします。

この後、リモート制御のリクエストに対して承認すると相手の画面内で各種操作が可能になります。

Zoomで画面共有ができない場合のトラブルシューティング

ホストに画面共有を許可してもらう

画面共有できない場合、まず確認したいのが権限的に画面共有が許可されているかです。画面共有にはホスト=主催者の許可が必要になります。ほかの参加者がホストの場合、画面共有の許可を申請すれば先方で対応してくれますが、自分がホストの場合は自ら許可を出さなければなりません。

画面共有を許可するには、Zoom画面下部の「セキュリティ」をクリックし、「参加者に次を許可:」の中から「画面を共有」を選択。チェックマークがつけば共有の許可が出ます。

画面共有の設定を見直す

ホストから許可をもらったにもかかわらず画面共有できない場合は、こちらが出力する映像が高画質すぎる(=データ量が大きすぎる)可能性があります。

さきほど「画面共有方法:動画や音声を共有」で紹介した「ビデオクリップ用に最適化」にチェックが入っていたら、それを外してください。これによって、データ量を減らします。

それでも改善しない場合は、アプリの「設定」アイコンから「統計情報」に遷移し、「画面の共有」タブからパケット損失が発生していないかをチェックしてみてください。発生している場合はハード(パソコン)のトラブルが疑われます。

使用端末、ネット回線のスペックを再確認

画面共有できない場合、設定以外のチェック項目としては、バーチャル背景がパソコンに負荷をかけているケースです。バーチャル背景をOFFにして状況が改善されるか試してみましょう。また、インターネット回線の接続状況が不安定だと正常に画面共有ができないので、有線LANにしたりWi-Fiの電波強度が強いところを探るといった方法が有効です。

Zoomの画面共有機能のまとめ

今後、Zoomでのプレゼン機会がますます増加すると予想されます。PowerPointの資料や動画などを画面共有で参加者に見せながらのプレゼンは、リアルのものとさほど変わらなくなるので、Zoomの画面共有機能は必須の機能と言えます。

画面共有のトラブルで多い「画面共有できない」というケースは、ホストの設定見直しで解決する場合が多いので、まずは改めてこちらの設定を確認するようにしてください。

Zoomの画面共有に関するFAQ

iPadやスマホの画面もZoomで画面共有できる?

できます!iPhone・iPadなどのiOS、Android、Windows/MacのZoomアプリではいずれも画面共有に対応しています。詳しい方法は記事の本文をご確認ください。

Zoomで画面共有した場合、手元の音声も相手に共有される?

通常共有されるのは画面だけですが、手元の音声も共有可能です。「画面共有」でアプリを選ぶ際に「Share Computer Sound」のチェックを入れてください。

Zoomで動画も共有できる?

高画質な動画を共有したい場合は、通常OFFになっている「グループHD映像」をONにしてください。ただし、それだけネットワーク帯域を消費します。

Zoomで「ワード」や「パワーポイント」を画面共有するには?

「ワード」や「パワーポイント」を画面共有する方法は、通常の「画面共有」と同じです。詳しい操作方法は記事の本文をご確認ください。

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