Teamsを使ってWebでテレビ会議!会議を設定したりゲスト招待するには?

Teamsを使ってWebでテレビ会議!会議を設定したりゲスト招待するには?

新型コロナ対策で在宅勤務やテレワークが実施され、Web会議・テレビ会議のニーズが高まっています。これに応えるのが「Microsoft Teams(マイクロソフト チームズ)」です。Microsoft TeamsでWebでのテレビ会議の始め方、社外ゲストの正体方法などの基本的な操作から、知っていれば便利な機能について解説します。


Microsoft Teamsの概要とメリット

Microsoft Teamsは、Microsoftが提供するチャット、音声通信、会議の機能を統合したコミュニケーション促進ツールです。Webを利用したテレビ会議ができるサービスは数多くありますが、ビジネスシーンでの使用率が高いツール、MicrosoftのOfficeとの親和性が高いのがポイントであり、最大のメリットです。

テレビ会議をしながらWordやExcelファイルを共同で編集できたり、Outlookで会議の予定を合わせられるといったOfficeツールとの連携の良さに加え、システム管理面からはアカウントやライセンスを既存のOfficeと統一して管理できるのが大きなメリットです。

なお、Office 365を導入していれば、追加コストなしでMicrosoft Teamsを利用できます。非Office 365ユーザーでも無料でMicrosoft Teamsを利用できますが、機能をフルに使えません。

チャット、会議、通話、コラボレーション | Microsoft Teams

https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-365/microsoft-teams/group-chat-software

Microsoft Teams は、Microsoft 365 でのチーム コラボレーションのハブです。チームが結束して成果をあげるのに必要な人、コンテンツ、ツールがここに集まります。

テレビ会議の始め方

自分が主催者(ホスト)になって会議を始めるには、自分のチームまたはチャットから「会議の予約」でメンバーを招待します。

社外のメンバーを招待する方法

Teams内で会議を作る際に、参加者の欄に社外メンバーのメールアドレスを入力すると、会議参加用URLが記された招待メールが届きます。社外ゲストは「Microsoft Teams 会議への参加」のリンクをクリックすると、TeamsアプリまたはWebから会議に参加できます。

招待されたテレビ会議に参加する

Microsoft Teamsから「Microsoft Teams 会議への参加」との通知が届きます。その通知に対して、「ビデオ」か「音声のみ」を選択するだけというシンプルな流れです。

Teamsでファイルを共有したり共同編集する方法

Teamsでファイル共有する方法

Teamsでファイル共有するもっとも単純な方法は、チャネル画面の「ファイル」というタブへアップロードしたいファイルをドラック&ドロップします。ファイルタブの「アップロード」というボタンをクリックし、任意のファイルを選択しても同じように共有できます。

また、チャット画面からファイル共有も可能です。この場合は、ファイルをメッセージ入力欄にドラッグ&ドロップします。

Teamsでファイルを共同編集する方法

共有したファイルをクリックして閲覧画面を開き、右上に表示される「編集ボタン」をクリックすると編集画面が開きます。「World Onlineで編集」を選択すればそのままの状態で編集できます。

また、「ブラウザで編集」を選択しても編集可能です。「チームで編集」を選択すれば、チャットメンバーとの共同編集を進められます。

テレビ会議に役立つTeamasの便利機能

Outlookで会議のスケジュール調整

Teamsの有料版では、参加させたいユーザーのスケジュールを確認し、参加予定者全員の空いている時間を選定して押さえられる機能があります。

「予定表」画面に切り替え、「新しい会議」を作成します。招待する参加者や開催日時を選択すれば完了です。

Teamsのホワイトボード機能

会議中、「共有」アイコンをクリックし、「ホワイトボード」セクションで「Microsoft Whiteboard」を選択すると、ホワイトボードが起動します。

ホワイトボード起動後はペンアイコンをクリックし、色を選択します。その状態でホワイトボードに書き込みができます。

新機能!TeamsでもZoomのようなバーチャル背景画像設定が可能に

自宅などで背景が気になる場合、それをぼかせる機能があります。会議の開始前であれば、ビデオ(もしくは)音声の画面でマイクアイコンの右側にある「背景の効果」をクリックします。その後、背景のオプションが右側に表示されるので、「ぼかし」を選択します。

会議中に背景をぼかす場合は、「会議コントロール」内の「その他のアクション」をクリック。「背景効果の表示」から「ぼかし」を選びます。そのほか、自分で仮想背景に変えられることもできます。

また、4月からZoom同様バーチャル背景に対応する機能追加が行われた旨アナウンスが出ています。
参考リンク:「Microsoft Teams」でもバーチャル背景の設定が可能

Teamsの議事録はテキストと動画どちらでも記録できる

「会議メモ」で議事録を取っておけば、すぐに共有されます。また、「レコーディングを開始」のアイコンから、会議の模様を録画できます。

録画されたデータはMicrosoft Streamに保存。再生可能になるとMicrosoft Streamがメールを送信し、会議中のチャットに表示されます。録画データは会議に参加したユーザーであればダウンロードすることも可能です。なお、保存データの有効期限は7日間となっています。

まとめ

Microsoft Teamsには数多くの機能がありますが、実際にやってみればそれほど難しくはありません。むしろWeb会議ツールの中では手軽にできる部類です。Officeのボリュームライセンスを導入している企業であればすでにTeamsライセンスが含まれているはずで、手軽に導入できるツールと言えるでしょう。

関連記事

無料で使い勝手もよいWeb会議ツールおすすめ6選

https://manamina.valuesccg.com/articles/845

新型コロナ対策で緊急事態宣言もでるなか「テレワーク」がにわかに脚光を浴びています。物理的に会えない状況で社内会議に営業、セミナーを実現するには「Web会議」ツールが必要です。今回はWeb会議ツールで無料でどこまでできるのか、Teams、Googleハングアウト(Meet)、Zoom、Skype、Webex、Wherebyの6つを比較します。

Googleハングアウト(Meet)を社外と使う!相手を招待したり画面共有する方法

https://manamina.valuesccg.com/articles/848

新型コロナ対策で顧客訪問が難しくなっています。営業や定例会議など、Web会議・TV会議のツールとして「Googleハングアウト(Meet)」の使い方を取り上げます。Googleハングアウトはグループチャットのほかビデオ会議も可能です。無料版と有料版の違いに画面共有したり社外の人を招待する方法など、Googleハングアウト(Google Meet)を利用するために欠かせない情報をまとめて紹介します。

Skype会議のやり方!IDを確認したり画面共有するには?

https://manamina.valuesccg.com/articles/875

緊急事態宣言が発令され、テレワークの割合が増えています。そこで活躍しているのが、Web会議ツールです。Web会議のツールはいろいろありますが、歴史があり比較的扱いやすい「Skype」を取り上げます。

この記事のライター

マナミナは" まなべるみんなのデータマーケティング・マガジン "。
市場の動向や消費者の気持ちをデータを調査して伝えます。

編集部は、メディア出身者やデータ分析プロジェクト経験者、マーケティングコンサルタント、広告代理店出身者まで、様々なバックグラウンドのメンバーが集まりました。イメージは「仲の良いパートナー会社の人」。難しいことも簡単に、「みんながまなべる」メディアをめざして、日々情報を発信しています。

関連するキーワード


Web会議 テレワーク ツール

関連する投稿


今、人々の関心を集めているものとは?日々変化するトレンドを瞬時に把握できる『Dockpit(ドックピット)』のトレンド分析機能まとめ

今、人々の関心を集めているものとは?日々変化するトレンドを瞬時に把握できる『Dockpit(ドックピット)』のトレンド分析機能まとめ

ヴァリューズが開発し2020年10月に正式リリースしたダッシュボード型マーケティングツール『Dockpit(ドックピット)』にはキーワード分析、競合分析、業界分析、トレンド分析の4つの機能が備わっています。今回は「トレンド分析」に着目し、分析の流れから活用方法まで詳しくご紹介します。


リモートワークに役立つ!おすすめの「タスク管理ツール」10選

リモートワークに役立つ!おすすめの「タスク管理ツール」10選

コロナ対策でリモートワークしている企業では、仕事の見える化が課題となっています。タスク管理ツールを使えば担当者や期限、進捗状況などが組織で共有できます。今回は個人からチームでの使用、コミュニケーション管理やスマホ対応なども備えたツールなど、10個厳選して紹介します。


多様な業界を丸ごと分析!市場環境を把握し自社のポジションを確認できる『Dockpit(ドックピット)』の業界分析機能まとめ

多様な業界を丸ごと分析!市場環境を把握し自社のポジションを確認できる『Dockpit(ドックピット)』の業界分析機能まとめ

ヴァリューズが開発し2020年10月に正式リリースしたダッシュボード型マーケティングツール『Dockpit(ドックピット)』にはキーワード分析、競合分析、業界分析、トレンド分析の4つの機能が備わっています。今回は「業界分析」に着目し、分析の流れから活用方法まで詳しくご紹介します。


ライバル企業も徹底分析!誰でも手軽に始められる『Dockpit(ドックピット)』の競合分析機能まとめ

ライバル企業も徹底分析!誰でも手軽に始められる『Dockpit(ドックピット)』の競合分析機能まとめ

ヴァリューズが開発し2020年10月に正式リリースしたダッシュボード型マーケティングツール『Dockpit(ドックピット)』にはキーワード分析、競合分析、業界分析、トレンド分析の4つの機能が備わっています。今回は「競合分析」に着目し、Webサイトの競合分析の流れから活用方法まで詳しくご紹介します。


Zoomの録画は無料版でもOK?録画の方法を確認しよう

Zoomの録画は無料版でもOK?録画の方法を確認しよう

Web会議やセミナーの録画機能は、Googleの「Hangouts Meet」が無料対応していましたが、2020年10月1日以降有料版のみの制限が付きます。有料無料で動画の保存場所の違いはありますが、「Zoom」でも録画は可能です。今回は、Zoomの録画機能について紹介します。


最新の投稿


【3/8(月)】製薬業界向け|WEB行動ログデータから読み解く患者の情報収集の実態|オンラインセミナー

【3/8(月)】製薬業界向け|WEB行動ログデータから読み解く患者の情報収集の実態|オンラインセミナー

コロナ禍によりWEBの利用時間が伸びている今、消費行動・情報収集行動もWEBで行われることが活発になり、ターゲットにオンライン上でアプローチする必要性が高まっています。しかし一方で、よく聞く課題として「病気に悩む人がオンライン上でどういった情報収集行動を起こしているのか不明瞭で、どうアプローチしていいか分からない」といった声を多くお聞きします。 本セミナーではWEB行動ログデータを活用して、オンライン上で患者は実際どのように情報収集しているのか、実際のデータをご覧いただきながらご紹介します。


【2021年上半期】売上をアップさせるのに重要な3つのSEOトレンド

【2021年上半期】売上をアップさせるのに重要な3つのSEOトレンド

2021年上半期にWebサイト担当者が抑えておくべきポイントとは? 2020年12月のコアアルゴリズムアップデート、UXの重要指標である「core web vitals(コアウェブバイタル)」、「Google Analytics4(GA4)」の3つの最新トレンドを踏まえ、SEO担当者がやるべきこと/意識すべき点について、ヴァリューズの岩間が初心者にも分かりやすく解説します。


小学館や小田急でんき、制汗剤「Ban」などのWebサイトが急上昇!Twitterやディスプレイ広告の影響か【21年1月急上昇サイト】

小学館や小田急でんき、制汗剤「Ban」などのWebサイトが急上昇!Twitterやディスプレイ広告の影響か【21年1月急上昇サイト】

2021年1月にユーザー数を伸ばしたWebサイトは? SaaS型のWeb行動ログ分析ツール「<a href="https://www.valuesccg.com/dockpit/" target="_blank">Dockpit(ドックピット)</a>」を使うと、どんな人がどんなWebサイトを見ているのか、いろいろな切り口で簡単に調べることができます。今回はDockpitを使って訪問ユーザー数の前月比が急上昇したWebサイトを調査しました。


中国の調査会社おすすめ5選 - 市場調査・信用調査のそれぞれのポイント

中国の調査会社おすすめ5選 - 市場調査・信用調査のそれぞれのポイント

中国の市場へビジネス展開を考える方に向けて、中国の調査を行える企業を紹介します。中国市場の調査、中国企業の信用調査の2つの観点から、最適なサービスを選択するポイントもお伝えしていきます。


「桃鉄」は「あつ森」を超えるのか。検索動向から「フォートナイト」「マイクラ」との比較も

「桃鉄」は「あつ森」を超えるのか。検索動向から「フォートナイト」「マイクラ」との比較も

2020年11月19日に発売された『桃太郎電鉄』シリーズの最新作『桃太郎電鉄 ~昭和 平成 令和も定番!~』(以下、桃鉄)が、発売から2ヶ月もしないうちに累計販売本数200万本(ダウンロード版を含む)を突破しました。 「桃鉄」はファミコン時代から30年以上続く人気すごろくゲーム。いま子どもと楽しんでいる親たちも、子どもの頃夢中になったはず!今回はそんな「桃鉄」の快進撃をネットでの検索データをもとに徹底リサーチします。


競合も、業界も、トレンドもわかる、マーケターのためのリサーチエンジン Dockpit 無料登録はこちら

アクセスランキング


>>総合人気ランキング